Cómo construir un flujo de caja a 13 semanas

Metodología

Los 10 pasos, en detalle

Este es el proceso que seguimos para dejarte al día con la gestión de caja y las proyecciones de corto plazo.

1. El punto de partida es tu saldo inicial de caja

   Cada lunes por la mañana arranca el proceso semanal de actualización. Se suman los saldos de todas tus cuentas bancarias y se actualiza el saldo inicial en la parte superior de la planilla.

   Evitamos entrar a cada portal bancario a buscar los saldos: tu sistema contable normalmente ya tiene las cartolas enlazadas, lo que ahorra tiempo y reduce errores de transcripción.

2. Anticipa tus ingresos y entiende tu ciclo de facturación

   El flujo de caja es cuánto efectivo entra y, sobre todo, cuándo. Por el lado de los ingresos partimos entendiendo tu ciclo de facturación:

   • ¿Facturas a diario, semanalmente o una vez al mes?
   • ¿Cobras por transferencia, débito automático o tarjeta?
   • ¿Cobras por adelantado, de forma anual?
   • ¿Tienes contratos anuales o ingresos recurrentes mensuales?

   Los negocios con ingresos recurrentes tienen este paso resuelto, pero no todos los son. Anticipar la demanda puede ser difícil, y hay dos caminos. El primero es mirar la estacionalidad del año anterior y superponerle la tasa de crecimiento. El segundo, y mejor, es el enfoque prospectivo: cuando tienes órdenes de compra, licitaciones o cotizaciones, ya cuentas con un embudo definido y puedes aplicarle una tasa y un plazo de conversión estimados.

   La demanda proyectada hacia adelante siempre es mejor medida que la extrapolación del pasado. Usa el histórico solo cuando no tengas embudo.

3. Todo empieza por la cobranza

   El primer paso para proyectar entradas de efectivo es sacar el informe de antigüedad de cuentas por cobrar desde tu contabilidad. Si no lo tienes, deberías: necesitas saber quién te debe, cuánto y desde cuándo.

   Con ese informe agrupamos a tus clientes según su comportamiento histórico de pago. ¿Quién te debe qué esta semana? ¿La próxima? ¿En la semana 6? Y sé realista: no supongas que el dinero llega de inmediato, porque el procesamiento toma tiempo. Conoce la conducta real de cada cliente —quién paga a 30, a 60 y a 90 días— en vez de usar el plazo que dice la factura.

4. Decide a quién le vas a pagar y cuándo

   Una vez modelado lo que esperas recibir, toca definir los pagos. Si tu contabilidad es sobre base devengada, saca el informe de cuentas por pagar por proveedor y por fecha de vencimiento. Con ese informe, categoriza a cada proveedor para priorizar:

   A

   Proveedores críticos, a pagar dentro de los próximos 30 días.

   B

   Proveedores importantes, a pagar dentro de los próximos 60 días.

   C

   Proveedores no esenciales o flexibles, al cierre del ciclo de 13 semanas.

   Cuidado con apretar demasiado a tus proveedores: algún día vas a necesitarlos.

5. Remuneraciones, la línea más importante del modelo

   Para la mayoría de las empresas, la nómina es a la vez el mayor desembolso y el más predecible. Hay que determinar el requerimiento de caja de cada periodo de pago considerando estas variables:

   • Frecuencia: semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual.
   • Anomalías: comisiones, gratificaciones, bonos estacionales o indemnizaciones puntuales.
   • Honorarios: define si tus colaboradores externos se pagan por nómina o se tratan como proveedores.
   • Cargas asociadas: cotizaciones, retenciones e impuestos, que tienen su propio calendario de pago.

   Y no olvides a los prestadores de servicios: algunas empresas los tratan como proveedores y otras los pagan por planilla. Define cuál es tu proceso antes de modelar.

6. Gastos recurrentes: débitos automáticos y tarjetas

   Aunque tu contabilidad sea sobre base devengada, hay gastos que impactan la caja de inmediato. Hoy es muy común que los proveedores de software y servicios tecnológicos cobren por débito automático o carguen a tu tarjeta de crédito. Lo mismo ocurre con arriendos, dividendos hipotecarios y servicios básicos.

   El problema es que los débitos automáticos nunca pasan por cuentas por pagar, y los cargos a tarjeta quedan agrupados dentro del estado de cuenta. Para incorporarlos, revisa el próximo estado de cuenta de la tarjeta. Para estimar los siguientes, suma todos los cargos recurrentes y agrega un colchón para lo no recurrente. Ese total entra como salida de efectivo en la semana en que vence el estado de cuenta.

7. Anticipa lo inesperado

   Las transacciones imprevistas sorprenden a todas las empresas. Se rompe una máquina, hay que renovar equipos, ocurre un accidente, falla el sistema de climatización, un cliente se demora más de lo habitual en pagar.

   Precisamente por eso el modelo entrega mejor visibilidad y capacidad de reacción. La buena práctica es anticipar la necesidad de un colchón, y hay dos formas de hacerlo:

   • Incorporarlo como regla en tu propio saldo: nunca dejar que la caja de cierre baje de un monto definido.
   • Cultivar la relación con tu banco y tener una línea de crédito disponible como salvavidas, aunque no la uses.

8. Compras de inventario

   No aplica a todas las empresas, pero si compras inventario no olvides lo irregular que es ese flujo. Partimos entendiendo tu rotación anual de inventario y anticipando el ciclo de demanda de tus clientes. Luego revisamos tus patrones de compra de los últimos meses para extrapolarlos a las próximas 13 semanas.

   Sobre eso se superpone el calendario de órdenes de compra ya emitidas —es decir, compromisos de pago tomados— y las fechas de vencimiento de esos pagos. La regla es ser granular en las semanas cercanas, usando tus órdenes de compra reales, y proyectar con patrones históricos las semanas lejanas, donde todavía no tienes visibilidad.

9. Construye la proyección

   Con toda la información recopilada se arma la planilla: las columnas son tus 13 semanas y las filas son el saldo de caja, la cobranza de cuentas por cobrar, los pagos a proveedores, las inversiones en activos y los eventos de financiamiento.

   El cálculo de cada semana es siempre el mismo:

   • Toma el saldo inicial de caja del lunes.
   • Suma la cobranza esperada de la semana.
   • Resta los pagos a proveedores y cualquier otra salida: inventario, inversiones en activos, cuotas de deuda.
   • Suma el efectivo proveniente de nuevo financiamiento.
   • Calcula el saldo de cierre al domingo.

   Y repite el ejercicio para las 13 semanas.

10. Reconcilia el resultado

    El último paso es reconciliar el saldo de cierre proyectado de la semana contra el saldo real al domingo. Reconciliar significa identificar la diferencia entre (a) el saldo con que esperabas cerrar la semana y (b) el saldo con que realmente cerraste, y luego explicar qué ocurrió —o qué no ocurrió— para causar esa brecha.

    Y después se repiten los pasos 1 al 10 el lunes siguiente. Este es el paso que casi todos saltan y el único que hace que el modelo sirva: media hora cada lunes, moviendo la ventana una semana y ajustando con lo que efectivamente pasó.